处理员工个人信息,这些“坑”莫要踩

处理员工个人信息,这些“坑”莫要踩

来源:中工网2024-02-01

2023年12月18日,上海高院新闻发布会上发布的“登记手机号码案”,涉员工个人信息的合理使用认定。

某公司在填报企业年度报告时,在“企业联系电话”一栏仍填写离职员工刘某的实名手机号码。填报之后,通过第三方企业信息查询平台查询该公司的联系方式,会关联到刘某的电话号码。刘某认为公司未经允许擅自使用其个人信息,遂诉至法院。法院判决公司解除相关信息的绑定及关联,并向刘某赔礼道歉。

法院认为:公司继续使用离职员工个人信息未取得本人同意,既不属于用人单位必须处理员工个人信息的情形,也不属于刘某履行员工职责或义务所必需,公司在填报企业年报信息时仍使用离职人员的个人信息,不符合正当性和必要性原则。

现实中,除了不要随意公开离职员工的手机号码外,还有哪些“坑”用人单位也不要去踩呢?

违反合法原则之“坑”

【说来听听】

青岛科技大学全日制硕士在读研究生庞同学持有焊工四级证书,平日里他经常会到一些企业勤工俭学。他发现山东某管理公司竟然为他缴纳了一个月的社保费。

“这是怎么回事?我没有与任何企业签过劳动合同,他们给我缴费怎么也不征求我的意见?”他担心毕业后择业范围及享受人才补贴政策等受到影响,遂将这家公司告上法庭。

法院认为,管理公司在未与庞同学存在劳动关系,也未征得其同意的情况下,将其作为本单位员工缴纳一个月社保,侵害了庞同学的个人信息,判决管理公司协助庞同学消除社保缴费记录,并赔偿侵权损害赔偿金2000元。(案号:(2022)鲁1402民初2953号)

【法律点评】

个人信息是以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息,不包括匿名化处理后的信息。处理个人信息应当遵循合法、正当、必要原则。

“合法原则”是对处理个人信息最基本的法律要求,主要是指个人信息处理应符合法律的明确规定,包括依据合法、方式合法和结果合法。

根据《个人信息保护法》第十三条规定,认定处理个人信息是否具有合法性,一般从两个方面考虑,即处理个人信息取得信息主体的同意,或存在无需信息主体同意的其他法定情形。具备上述任一条件,可以认为处理个人信息具有了合法性基础。

本案中,庞同学对管理公司使用其个人信息为其缴纳社会保险的目的、方式不知情,管理公司未提交证据证明其在为庞同学缴纳社保前曾向庞同学告知收集、使用庞同学个人信息的目的、方式及范围,亦未提交证据证明其与庞同学之间存在劳动关系或在为庞同学缴纳社会保险前取得了庞同学的同意,故法院认定侵害了庞同学的个人信息,应承担相应的侵权责任。

现实中,还发生过用人单位办理社保时,因误操作导致他人的个人社会保障号码被占用而无法缴纳社保,最终承担赔偿责任的判例。所以办理社保时千万不要忽略让职工确认的重要环节。

违反正当原则之“坑”

【说来听听】

郭女士在去年春节后,就开始四处投递求职简历。3月初,经过面试,郭女士被一家公司录用。录用通知要求郭女士于3月16日9点到公司人力资源部报到,但郭女士却因为老家房子的拆迁问题,不想来回奔波,就在报到前一天与人事部陈经理进行沟通。

谁知没多久,郭女士在朋友圈看到了自己的简历。郭女士异常气愤,自己也没有正式签约,何况还在报到前就自己的不上班原因做了交流,怎么还被这样报复呢?

陈经理却认为自己所招聘的岗位是急聘,郭女士既然接受了邀约就应该履行,但郭女士却在交流时不回信息,最后只是一句通知性的解释草草了事,所以他认为郭女士没有诚信,一时气不过,才将郭女士的简历在网络上曝光的。最后,陈经理删除了朋友圈,并向郭女士赔礼道歉。

【法律点评】

“正当原则”要求处理个人信息符合目的正当、手段正当的要求,履行充分告知的义务,公开处理个人信息的规则等。

求职者给招聘单位发送个人简历的目的是用于求职就业,本案中的招聘单位的HR却用来阻却她的成功就业,这种行为显然不具有正当性。这位HR侵犯了当事人对个人信息自主决定权,属于个人信息领域的侵权行为。

现实中,有的HR在行业大群里分享正在劳动仲裁员工的简历,或“告诫”群里的同行某个员工能力低下,不要收他的简历等,其实这些行为都违反了处理个人信息的正当性原则。除非用人单位能够证明简历信息共享属于履行劳动合同的必须,否则未经劳动者同意,不得将员工简历、聊天记录等信息发至朋友圈、行业大群等。

违反必要原则之“坑”

【说来听听】

某健身公司的舞蹈赵老师离职后,有客户微信截图转发给她一张微信截图,截图显示校方在家长微信群里发布了一份《严正声明》和她的身份证号。

《严正声明》内容为“兹有公司教职员工赵**(注:此处已处理,原为完整公民姓名)身份证号2103812001********(注:此处已处理,原为完整公民身份号码)因个人原因于2023年5月19日向公司提出离职申请,在公司没有批复同意和没办理工作交接的情况下擅自离职,给公司造成了无法弥补的损失和严重的名誉损害后果……”赵老师一气之下将校方告上法庭。

法院判决:健身公司立即停止发布涉及赵老师的个人信息,向赵老师赔礼道歉。(案号:(2023)津0106民初5828号)

【法律点评】

“必要原则”要求处理个人信息的手段与处理目的直接相关,采取对个人利益影响最小的方式处理,不得过度处理。

个人信息的界定存在一定的相对性,是否可被认定为个人信息,不仅取决于信息本身的特性,往往还需考量具体的使用场景、处理方式、信息处理主体对于信息的控制范围和能力等。本案中,鉴于赵老师原系公司舞蹈老师,此前也曾在微信群中,故公司在微信群中对其姓名的发布不属于侵犯个人信息。但公司发布身份证号码缺乏必要性和合理性依据,即便出于维权和通告识别角度发布信息,亦应通过合法途径进行合理解决。擅自公开公民的身份证信息,应当承担相应的侵权责任。

现实中,有的员工离职后,原公司给相关业务单位发送人事变动告知函,尚系用人单位正常工作程序,但如将载有身份号码的告知函在社会上公布,就超过了必要限度。

建议用人单位在公布员工离职信息时,一般只在公司或部门内部公布,不要通过朋友圈等公布,也要不公布离职原因,更不要公布身份号码、银行账号等。如确有必要公布,也宜对身份号码等进行部分遮隐处理,确保个人信息不受侵犯。

(劳动报 阿斌)

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处理员工个人信息,这些“坑”莫要踩

2024-02-01 07:07:05 来源:

2023年12月18日,上海高院新闻发布会上发布的“登记手机号码案”,涉员工个人信息的合理使用认定。

某公司在填报企业年度报告时,在“企业联系电话”一栏仍填写离职员工刘某的实名手机号码。填报之后,通过第三方企业信息查询平台查询该公司的联系方式,会关联到刘某的电话号码。刘某认为公司未经允许擅自使用其个人信息,遂诉至法院。法院判决公司解除相关信息的绑定及关联,并向刘某赔礼道歉。

法院认为:公司继续使用离职员工个人信息未取得本人同意,既不属于用人单位必须处理员工个人信息的情形,也不属于刘某履行员工职责或义务所必需,公司在填报企业年报信息时仍使用离职人员的个人信息,不符合正当性和必要性原则。

现实中,除了不要随意公开离职员工的手机号码外,还有哪些“坑”用人单位也不要去踩呢?

违反合法原则之“坑”

【说来听听】

青岛科技大学全日制硕士在读研究生庞同学持有焊工四级证书,平日里他经常会到一些企业勤工俭学。他发现山东某管理公司竟然为他缴纳了一个月的社保费。

“这是怎么回事?我没有与任何企业签过劳动合同,他们给我缴费怎么也不征求我的意见?”他担心毕业后择业范围及享受人才补贴政策等受到影响,遂将这家公司告上法庭。

法院认为,管理公司在未与庞同学存在劳动关系,也未征得其同意的情况下,将其作为本单位员工缴纳一个月社保,侵害了庞同学的个人信息,判决管理公司协助庞同学消除社保缴费记录,并赔偿侵权损害赔偿金2000元。(案号:(2022)鲁1402民初2953号)

【法律点评】

个人信息是以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息,不包括匿名化处理后的信息。处理个人信息应当遵循合法、正当、必要原则。

“合法原则”是对处理个人信息最基本的法律要求,主要是指个人信息处理应符合法律的明确规定,包括依据合法、方式合法和结果合法。

根据《个人信息保护法》第十三条规定,认定处理个人信息是否具有合法性,一般从两个方面考虑,即处理个人信息取得信息主体的同意,或存在无需信息主体同意的其他法定情形。具备上述任一条件,可以认为处理个人信息具有了合法性基础。

本案中,庞同学对管理公司使用其个人信息为其缴纳社会保险的目的、方式不知情,管理公司未提交证据证明其在为庞同学缴纳社保前曾向庞同学告知收集、使用庞同学个人信息的目的、方式及范围,亦未提交证据证明其与庞同学之间存在劳动关系或在为庞同学缴纳社会保险前取得了庞同学的同意,故法院认定侵害了庞同学的个人信息,应承担相应的侵权责任。

现实中,还发生过用人单位办理社保时,因误操作导致他人的个人社会保障号码被占用而无法缴纳社保,最终承担赔偿责任的判例。所以办理社保时千万不要忽略让职工确认的重要环节。

违反正当原则之“坑”

【说来听听】

郭女士在去年春节后,就开始四处投递求职简历。3月初,经过面试,郭女士被一家公司录用。录用通知要求郭女士于3月16日9点到公司人力资源部报到,但郭女士却因为老家房子的拆迁问题,不想来回奔波,就在报到前一天与人事部陈经理进行沟通。

谁知没多久,郭女士在朋友圈看到了自己的简历。郭女士异常气愤,自己也没有正式签约,何况还在报到前就自己的不上班原因做了交流,怎么还被这样报复呢?

陈经理却认为自己所招聘的岗位是急聘,郭女士既然接受了邀约就应该履行,但郭女士却在交流时不回信息,最后只是一句通知性的解释草草了事,所以他认为郭女士没有诚信,一时气不过,才将郭女士的简历在网络上曝光的。最后,陈经理删除了朋友圈,并向郭女士赔礼道歉。

【法律点评】

“正当原则”要求处理个人信息符合目的正当、手段正当的要求,履行充分告知的义务,公开处理个人信息的规则等。

求职者给招聘单位发送个人简历的目的是用于求职就业,本案中的招聘单位的HR却用来阻却她的成功就业,这种行为显然不具有正当性。这位HR侵犯了当事人对个人信息自主决定权,属于个人信息领域的侵权行为。

现实中,有的HR在行业大群里分享正在劳动仲裁员工的简历,或“告诫”群里的同行某个员工能力低下,不要收他的简历等,其实这些行为都违反了处理个人信息的正当性原则。除非用人单位能够证明简历信息共享属于履行劳动合同的必须,否则未经劳动者同意,不得将员工简历、聊天记录等信息发至朋友圈、行业大群等。

违反必要原则之“坑”

【说来听听】

某健身公司的舞蹈赵老师离职后,有客户微信截图转发给她一张微信截图,截图显示校方在家长微信群里发布了一份《严正声明》和她的身份证号。

《严正声明》内容为“兹有公司教职员工赵**(注:此处已处理,原为完整公民姓名)身份证号2103812001********(注:此处已处理,原为完整公民身份号码)因个人原因于2023年5月19日向公司提出离职申请,在公司没有批复同意和没办理工作交接的情况下擅自离职,给公司造成了无法弥补的损失和严重的名誉损害后果……”赵老师一气之下将校方告上法庭。

法院判决:健身公司立即停止发布涉及赵老师的个人信息,向赵老师赔礼道歉。(案号:(2023)津0106民初5828号)

【法律点评】

“必要原则”要求处理个人信息的手段与处理目的直接相关,采取对个人利益影响最小的方式处理,不得过度处理。

个人信息的界定存在一定的相对性,是否可被认定为个人信息,不仅取决于信息本身的特性,往往还需考量具体的使用场景、处理方式、信息处理主体对于信息的控制范围和能力等。本案中,鉴于赵老师原系公司舞蹈老师,此前也曾在微信群中,故公司在微信群中对其姓名的发布不属于侵犯个人信息。但公司发布身份证号码缺乏必要性和合理性依据,即便出于维权和通告识别角度发布信息,亦应通过合法途径进行合理解决。擅自公开公民的身份证信息,应当承担相应的侵权责任。

现实中,有的员工离职后,原公司给相关业务单位发送人事变动告知函,尚系用人单位正常工作程序,但如将载有身份号码的告知函在社会上公布,就超过了必要限度。

建议用人单位在公布员工离职信息时,一般只在公司或部门内部公布,不要通过朋友圈等公布,也要不公布离职原因,更不要公布身份号码、银行账号等。如确有必要公布,也宜对身份号码等进行部分遮隐处理,确保个人信息不受侵犯。

(劳动报 阿斌)

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